Faut-il prévenir le client dès qu'un dépassement se dessine ?

L'Ordre des architectes rappelle une obligation de conseil envers le maître d'ouvrage tout au long de la mission (réponse vérifiée au 19/04/2024). Prévenir tôt, avec des options, est la manière la plus simple d'y répondre ; la portée juridique d'un cas précis relève d'un conseil juridique.

L'IA peut-elle chiffrer le dépassement ?

Non. Les montants viennent de votre économiste, des devis ou de votre estimation. L'assistant met en forme un tableau et un mail avec les chiffres que vous fournissez.

Mail à un client en cas de dépassement de budget : prompts

Le message est difficile à écrire : l'estimation a dépassé l'enveloppe, les offres des entreprises arrivent plus hautes que prévu, un imprévu de chantier apparaît. Le client attend un montant, une explication, et surtout une issue. Un mail tardif, vague ou défensif abîme la relation plus que le dépassement lui-même. Un assistant d'IA peut aider à tenir le fil : les faits, les options, la décision attendue, sans jargon ni excuse excessive. Les chiffres, eux, restent les vôtres.

Ce qu'un bon mail fait

Il annonce le dépassement dès la première phrase, avec le montant (en valeur et en pourcentage de l'enveloppe).
Il distingue ce qui est certain de ce qui est estimé.
Il explique les causes en une ou deux phrases factuelles (évolution du programme demandée, résultat de la consultation, hausse de matériaux, aléa découvert).
Il propose des options, chacune avec ses conséquences sur le coût, le délai et le projet.
Il dit ce qu'il attend du client et pour quand.
Il propose un échange, de vive voix de préférence.

L'obligation de conseil de l'architecte envers le maître d'ouvrage « tout au long de sa mission » (Ordre des architectes, réponse vérifiée au 19/04/2024) est une raison de plus de présenter des options plutôt qu'un fait accompli. Le texte du mail ne qualifie pas les responsabilités : si le dépassement pose une question de responsabilité ou d'assurance, avant d'écrire, voyez votre assureur ou un conseil.

Prompt 1 : le mail d'annonce

Tu aides un architecte à écrire un mail à son client, maître d'ouvrage particulier, pour annoncer un dépassement de budget.
Faits (n'en ajoute aucun) : enveloppe prévue [montant] € HT ; estimation ou offres actuelles [montant] € HT ; écart [montant] € soit [x] % ; causes connues [liste factuelle] ; ce qui est certain [ex. offres reçues] et ce qui est estimé [ex. lots restant à consulter].
Options à présenter (je les ai chiffrées) : option A [description, effet sur coût et délai] ; option B [description, effet] ; option C [description, effet].
Décision attendue du client : [laquelle] avant le [JJ/MM/AAAA].
Format : objet de 8 mots, 5 paragraphes courts (annonce, causes, options sous forme de liste, décision attendue, proposition d'un rendez-vous ou d'un appel). 250 mots au plus.
Ton : posé, direct, sans excuses excessives, sans reproche, sans qualification de responsabilité.
Si un chiffre manque, écris « [À COMPLÉTER] ».

À vérifier : chaque montant et chaque pourcentage, un par un, avec vos documents. Un chiffre faux dans ce mail est pire que le retard.

Prompt 2 : présenter les options en tableau

Voici trois options de réponse à un dépassement de budget : [coller les options avec leurs chiffres].
Présente-les dans un tableau : option, ce qui change dans le projet, économie en euros, effet sur le délai, ce qu'on perd, ce qu'on garde.
N'ajoute aucune option. Si une donnée manque, écris « à chiffrer ».
Puis liste les questions que le client posera probablement, sans y répondre.

À vérifier : la colonne « ce qu'on perd » : un client lit surtout celle-là. Soyez-y précis.

Prompt 3 : préparer l'appel

Prépare-moi la trame d'un appel de 15 minutes avec un client à qui j'ai envoyé ce mail : [coller]. Donne : l'ouverture en 2 phrases, les 3 points à faire passer, les 4 objections probables du client avec une phrase de réponse factuelle pour chacune, la conclusion avec la décision demandée. N'invente pas de chiffre ni d'engagement.

À vérifier : chaque réponse aux objections reste dans ce que votre contrat et votre mission vous permettent de dire.

Prompt 4 : le mail de confirmation après la décision

Rédige le mail de confirmation après l'appel du [JJ/MM/AAAA] : le client a choisi [option]. Rappelle la décision, ses effets (coût, délai, modifications du projet) en 4 lignes, et indique la suite : [avenant, mise à jour des pièces, date de la prochaine réunion].
Demande au client de confirmer par retour de mail. 120 mots au plus, aucune formule d'engagement non prévue au contrat.

À vérifier : si la décision modifie la mission ou le prix, elle s'écrit dans un avenant au contrat : le mail seul ne suffit pas toujours.

Précautions

Les montants et la situation financière d'un client sont des données sensibles : la CNIL recommande de ne soumettre à un service d'IA générative que des informations qu'on est autorisé à partager (18/07/2024). Remplacez les noms, gardez les chiffres arrondis si vous passez par un assistant grand public, puis complétez dans le mail final.
Le mail ne remplace pas une réunion. Voyez aussi le compte rendu de réunion de conception pour garder trace de la décision.